每个需要写毕业论文的朋友都会发现修改文献是一件很痛苦的事情。 虽然可以整理参考文献的软件很多，但其实word本身就可以做到。
使用适当的编辑方法将有助于整洁、标准化、自动排序和交叉引用。
1.插入第一个参考文献作为尾注
将光标定位在word文档中要插入参考文献的位置，然后按“插入/引文/脚注和尾注”。 出现一个菜单，选择“尾注”、“文档结尾”，编号网格为“1、2、3”。 按“插入”按钮。
2.按照要求的格式输入参考内容
这时候你会发现文中的序号“1”是上标格式的，这就是你想要的。 但是尾注中的“1”也是上标的，这不是你想要的。 其余的格式不是你想要的，不用担心。 用鼠标选中最左边尾注中的序号“1”，按快捷键“ctrl+shift+=”使序号不再上标，或者鼠标右键，弹出菜单出现，选择“字体”，去掉二级菜单“效果”栏中“上标”前面的“√”。
三、说明
序号周围有淡淡的边框，说明插入稿件的尾注是一种“场”，不容忽视。
插入第二个尾注的方法相同。 Word会自动按照位置的前后排序。
第一个参考文献前面有一条水平线，你会发现它无法去除，它被称为“尾注分隔符”。
4.去掉“尾注分隔符”
我们一般的编辑界面叫做“Page View”，选择“View/Normal”进入普通视图。
按“查看/脚注”，此时编辑界面分为两部分，下方的编辑框为尾注编辑框。
在尾注编辑框选择“尾注”下拉框，选择“尾注分隔符”，会出现横线，选中横线，删除，再选择“尾注连续分隔符”，也会出现横线线（这是尾注分页时出现的很长的水平线），选择水平线，然后将其删除。 关闭后，按“查看/页面”切换回来。
5. 交叉引用
当你在一篇文献中引用前一篇文献第N次（N>=2）次引用的文献时，此时应使用“cross-reference”。
方法：按“插入/引文/交叉引用”，出现菜单，在参考文献类型中选择“尾注”，参考内容为“尾注编号”，你写过的所有尾注都会出现在菜单中，选择什么您需要，然后按“插入”按钮以完成交叉引用。
（注：如果后面在上一篇文档中插入新的尾注，后面的尾注会自动更新编号，但是交叉引用不会自动更新，怎么办？按“ctrl+A”全选内容，按“F9”键完成手动更新。）
尖端
1.插入两栏文档的页码
你有没有注意到，当你在Word中将文档分成两栏，然后插入页码时，两栏中每一页只有一个页码。
但是，在实际应用中，我们需要为两列中的每一列分配一个页码。 比如在打印试卷、文档等时，我们通常将纸张大小设置为8幅面，然后将文档分成两列。 我们需要左右两列。 每一个都有页码，而且页码是连续的，这样就不能用传统的转移页码的方法了。 事实上，Word 可以自动在两列中插入页码。
(1) 将文档的列数设置为一列。 点击菜单“格式”-“列”，如果显示的对话框不是一列，则设置为一列。
(2) 接下来，设置页面。 选择“文件”-“页面设置”，将纸张尺寸设置为需要的尺寸，例如将8切纸设置为：宽38cm，高26.5cm，然后将“方向”设置为横向。 单击“边距”选项卡，分别设置上、下、左、右，选择“收藏”。
(3)选择“插入”-“页码”，在“页码”对话框中设置页码的“位置”-“对齐方式”。 确保选中“在第一页显示页码”。 然后单击“格式”按钮，设置“编号格式”和“起始页码”，并单击两次“确定”按钮。
2、Ctrl+Z的另一个神奇功能
大家都知道Ctrl+Z的作用是撤销之前的操作，可以让我们在文档编写过程中及时取消错误的操作，或者恢复到之前的步骤。 但是你知道吗，Ctrl+Z还有一个特效：
让我举一个例子。 如果不更改Word的默认设置，Word会自动添加项目编号。 比如在空行中输入：“1.Word写论文”，系统会自动添加改成项目编号的功能。 形式，在回车后，单词“2,”被添加到下一行。 这时如果按BackSpace键，可以删除第二段的项号，但不能消除第一段的项号形式，也就是说第一行的“1”有成为一个项目编号，这是不可选的。 这时候Ctrl+Z就派上用场了。 输入“1，Word write a thesis”回车后，再按Ctrl+Z，一切OK，第一行还是一样，没有任何变化。
原因：Word有“自动更正”功能，可以根据一些习惯规则自动更正键入的内容。 比如我们输入“1，Word写论文”回车后，Word做了两件事，显示变成了下一行，然后这两行变成了自动编号的形式。 我们按下Ctrl+Z，就取消了第二次操作，若无其事，可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改“自动更正”的内容。
3.将样式转移到其他文档
写论文时，通常会根据学校或导师的要求，创作出几种文体。 如果你想在其他文档中使用这些样式，你可以使用下面的方法。 打开包含这些样式的文档，在“格式”菜单中选择“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。
在“管理器”对话框中，打开文档中的样式列表出现在左侧，Normal.dot 模板中的样式出现在右侧。 选择左边的样式，点击“复制”按钮，就会添加到右边的列表中。 单击“关闭”按钮。 下次您可以使用 Normal.dot 文档中的这些格式。
4.巧妙使用Alt键实现图片的精确定位
将图像放入 Word 文档中，它会自动捕捉到可见网格以确保所有内容都整齐排列。
双击图片，在“布局”选项卡中选择一种环绕方式后，你会发现位置往往不尽如人意。
如果需要精确控制图片的位置，可以在按住Alt键的同时将对象拖动到特定位置。 这样，图片对象就不会按照网格间距移动，从而达到精确定位图片对象的目的。
(1) 无尾注的参考文献排序
前面已经介绍了如何使用尾注来排列论文的参考文献，接下来介绍一个没有尾注的通用格式的参考文献如何排序的问题。
1.选择所有预先排序的引用并复制它们
2.新建文档，粘贴word左侧的目录怎么出现，全选，下拉表格菜单，在转换框中选择“将文本转换为表格”
3.在表格菜单中选择排序
4.再次将表格转成文本，全选，复制，粘贴回原文档，ok
(2) 如何自动生成英文目录
用word写论文可以自动生成中文目录（当然是中文文档），不能自动生成英文目录。 BUG要手工一个一个录入，而且格式不统一。 这是非常痛苦的。 这里我给大家介绍一个词。 请尝试自动生成英文目录的方法。
1、正确生成中文目录后，用新名称保存论文。
2. 在新文档中，将文档中的第1、第2、第3 级标题更改为翻译后的英文标题。
3、在生成的中文目录上右击，选择更新域，选择更新所有内容。
4、复制新生成的目录，返回原文档，粘贴到合适的位置。
ps：自动生成目录
1、首先，确保你的论文各级标题格式正确（如“Preface”为一级标题，选择后在“Style”窗口中选择“Heading 1”，“Method”为二级标题，选择“标题2”）。
2、使用“插入”菜单中“参考文献”的“索引和目录”，选择“目录”，取消勾选“使用链接代替页码”，选择“显示页码”和“右对齐页面”数字”，选择合适的“制表符”，选择预显示的目录层级，在“修改”中选择目录中的字体和字号，确定后生成目录。
3、每次更改内容时要更改页码，可以直接在目录上点击右键，选择更新字段，选择“更新页码”。 如果标题已更改，请选择“更新内容”。
4、如果生成的目录有很多非标题内容，可以选中这些内容，在“样式”窗口中选择“清除格式”。
5、在生成目录之前，使用“视图”中的“文档结构图”，文档的大纲结构将显示在文档的左侧，所有格式的标题要完整显示，并且保持一致带有目录的三级标题。 只有在文档结构图完全理想的情况下才能生成目录。 还可以通过文档结构图快速定位编辑部分，使用起来非常方便。
(3) 熟练使用自动纠错
写论文的时候经常会用到英文大小写转换，很不方便。 使用自动更正可以轻松解决此问题。
1. 在菜单“工具”栏上，单击“自动更正选项”。
2.勾选“键入时自动替换”
3、在“替换”栏中输入全部小写英文，如“cdna”
4. 在“替换为”栏中，输入正确的大写英文，如“cDNA”。
5.当然可以
这样一来，总是使用小写英文就很方便了，word会自动将其转换成正确的格式。 此类可用于：RAPD、RFLP、SSR、DNA、RNA、miDNA、mRNA等。
(4) 为图表添加自动排序标题
这样，在改变图表位置或增删图表时，就不用一一修改图表的顺序了，尤其是在文档中引用图表或表格时，改序号很麻烦逐个。
1.选中图形或表格，右击，选择标题
2、如果“标签”栏中没有“表”和“图”标签（一般没有，只有“图表”标签），点击“新建标签”按钮，输入“表”或“图” .
3、在“位置”中，如果是表格，则选择“所选项目上方”，如果是图形，则选择“所选项目下方”。
4、点击“编号”按钮，选择“1、2、3……”格式，选择“包括章节”。
5.确认后，“图？-？” 或“表？-？” 会出现在图的下方或表格的上方，之后可以输入标题内容。 标题和图片的字体、字号和间距可以在样式中定义。
6、在论文中引用图或表时，可以在引用处插入“交叉引用”，即“插入菜单”-“引文”-“交叉引用”，在“引文类型”对话框中》选择“图”或“表”，然后在“引文”中选择“仅标签和编号”，选择或不选择“作为超链接插入”，在“要引用的标题”中选择要引用的图或表引用”框。 改完记得选中所有的论文，右击选择“更新域”更新所有的序号。
7、对于英文字幕，可以使用“交叉引用”的方法，然后手动将“table”替换为“table”，将“figure”替换为“Fig.”。
8、当然，“标题”、“尾注”、“公式”、“编号项”也可以使用“交叉引用”，这样就可以做到“见哪一章”、“见***公式”等参考项" 可以自动更新。
用Word编辑论文的几点建议
由于种种原因，大家主要使用Microsoft Word（以下简称Word）来编辑论文。 虽然Word在撰写科技论文方面存在一些先天不足，但它提供了非常强大的功能。 如果不充分利用这些特性，您可能经常要为不断调整格式而烦恼。 总结一下我以前使用Word的经验和教训，抛砖引玉。
原则：内容与表现分离
一篇论文应该包括两个层面的意义：内容和陈述。 前者是指作者用来表达思想的文字、图片、表格、公式以及整篇文章的章段结构，后者是指文章的版面大小。 、边距、各种字体、字号等。同样的内容可以有不同的表现，比如一篇文章在不同的出版社发表会有不同的表现； 并且不同的内容可以使用相同的性能，例如，在期刊上发表的所有文章都具有相同的性能。 两者的关系不言而喻。 在排版软件普及之前，作者只需要关心文章的内容，文章的呈现则由出版社的排版工人完成。 当然，他们之间会有一些互动。 Word 提倡所见即所得 (WYSIWYG) 方法，它集成了编辑和排版，以便作者在处理内容时可以设置并立即看到其性能。 遗憾的是，很多作者滥用所见即所得，将内容和表现混为一谈，花费大量时间在手工排版上，但效率和效果都很差。
本文强调的“内容与表现分离”原则，是指只要文章作者关心文章内容，所有与内容无关的排版工作都由word完成。 作者只需要用恰当的方式说出自己的排版意图即可。 .
因为word不仅是一个编辑器，还是一个排版软件，所以不要只把它当作记事本或者写字板来用。
主要建议如下：
1.一定要使用样式。 除了Word原先提供的标题和文字样式外，您还可以自定义样式。 如果你发现自己使用选中的文本，然后使用格式栏来设置格式，一定要注意，想想其他地方是否也需要同样的格式，如果需要，最好定义一个样式。 对于相同排版表达的内容，一定要坚持使用统一的风格。 这样做可以大大减少工作量和出错的机会。 如果要调整布局格式（文档表现）word左侧的目录怎么出现，只需要一次性修改相关样式即可。 使用样式的另一个好处是可以由 Word 自动生成各种目录和索引。
2.不要自己打数字，要使用交叉引用。 如果你发现自己给自己编号，要小心了，很有可能给你的文章修改带来无穷无尽的麻烦。 标题的编号可以通过设置标题样式来实现，图表的编号可以通过设置标题的编号来实现。 写“见第x章，如图x”等时，不要自己打数字，要用交叉引用。 这样做之后，当插入或删除新内容时，所有编号和引用将自动更新，无需手动维护。 并能自动生成图表、表格目录。 虽然公式的编号也可以通过标题来完成，但我建议不这样做，请参见 5。
3.一定不要自己打空格来达到对齐的目的。 英文单词之间只有空格，中文文档中没有空格。 所有对齐都应使用标尺、制表位、对齐和段落缩进来完成。 如果您发现自己键入空格，请小心并考虑是否有其他方法可以避免它。 出于同样的原因，您不能按回车键来调整段落间距。
4.绘图。 统计图表推荐使用Excel生成，框图、流程图推荐使用Visio绘制。 如果受不了将Visio对象复制到Word的速度，也可以试试SmardDraw，它在功能上不弱于Visio，不比Visio难用，但速度要快得多。 如果用Word的绘图工具绘图，最好插入Word图片，适当组合使用。
5、推荐使用MathType5.0编辑数学公式。 事实上，Word 的集成公式编辑器是它的 3.0 版本。 安装MathType后，word会增加一个菜单项，其功能一目了然。 请务必使用 MathType 的自动编号和引用功能。 这首先允许良好对齐并自动更新编号。 Word文本插入公式的一个通病就是上下行间距拉大，非常不美观。 这部分可以通过固定行距来修正。
6. 参考文献的编辑和管理。 如果你只是在写论文的时候才想到整理参考文献，那就太晚了，但总比写论文的时候整理参考文献要好。 阅读文章时要养成整理参考文献的习惯。 手动对引用进行排序是痛苦且容易出错的。 Word没有提供管理参考文献的功能，插入尾注的方法也很粗暴。 我推荐使用 Reference Manager，它与 Word 集成得很好，并提供 Cite while you write（简称 Cwyw）功能。 你所要做的就是像填表一样输入相关信息，比如文章标题、作者、年份等。在文章中需要引用的方块中插入标记，它会生成一个非常漂亮和专业的参考为您列出，并为您自动生成和更新参考文献的引文编号。
除了保持一致和标准化的格式并减少出错的机会外，这还可以避免文本中参考文献的引用与参考文献列表之间的不匹配。 而且从长远来看，这次录入的参考信息可以在以后重复使用，做到一劳永逸。 类似的软件还有 Endnote 和 Biblioscape。 Endnote的优点是可以将文献列表导出为BibTeX格式，但功能不如Reference Manager强大。 可惜这两款软件都不支持中文。 据说Biblioscape对中文的支持很好。 我没用过，所以不评论。
7. 使用部分。 如果要在文档中获得不同的页眉、页脚和页码格式，可以插入分节符并将当前节的格式设置为与上一节不同。
以上7点都是关于排版的建议，我还是要再强调一遍。 作者关注的重点是文章的内容，文章的表现将由Word来处理。 如果你发现自己在做与文章内容无关的繁琐排版工作，一定要停下来学习Word的帮助，因为word已经提供了足够强大的功能。
我不怀疑Word的功能，但不相信它的可靠性和稳定性。 经常会遇到“所想非所见”、“所见非所得”的情况，这是非常令人沮丧的。 如果养成良好的习惯，这些情况就可以尽量避免，即使遇到了，也可以将损失降到最低。 以下建议：
8.使用子文档。 一篇论文至少有几十页长，包括大量的图片、公式、表格，比较庞大。 如果所有内容都保存在一个文件中，打开、保存、关闭都需要很长时间，而且不安全。
9、及时保存，设置自动保存，一有时间就ctrl+s。
10.多做备份。 不仅word不可靠，windows也不可靠。 日常工作最好有备份。 注意不要混淆版本。 Word提供了版本管理功能，将文档的各个版本保存到一个文件中，并提供比较、合并等功能。 但是保存几个版本后文件会非常大，而且一个文件损坏所有版本都会丢失，对我个人来说不太实用。 或者多备份。
11、插入的图片和公式最好分别保存在单独的文件中进行备份。 不然哪天打开文档，发现自己辛辛苦苦编辑的图片和公式都变成了大大的红叉，哭都来不及了。
