Word应该是办公软件中使用频率最高的组件，但是却没有被很多人重视，认为它简单易学，但实际上很多人并没有掌握它的基本用法，以至于工作效率有所下降没有得到改善。 今天分享的知识点，可能在你急需的时候派上用场。
今天有4个知识点：
任何人都可以使用 Word。 高手和新手最明显的区别就是效率。 有的人一个小时能刷完好几份Word，有的人手酸脖子痛加班到深夜。 不管用什么办公软件，效率都是一样的。 第一追求。 先看第一点：
❶ 如何快速选择文字
鼠标悬停在左边距上：
单击以选中鼠标单击位置的整行文本； 双击选择整个文本； 三击选中文档中的全部文本（不过一般使用快捷键Ctrl+A全选）
单击文本时，按住Ctrl键可以选中多个不连续的文本。 （比如需要选中段落中多个不连续的文本加粗或改变颜色时使用）； 按住Alt键并单击文本，可以不受线条限制地选中矩形区域内的文本。 （如离合词）
按住 Shift 键并单击另一个位置可以选择从初始光标位置到后续光标位置的所有文本。 （比如当你需要改变一段内容的字体和颜色时）
Shift的功能其实可以通过鼠标左键的拖动来实现，但是很多高手在使用Word的时候根本不会用鼠标，所以Shift还是很常用的。
❷ 格式刷使用更方便
在办公操作中使用快捷键很容易记住。 我们都知道Ctrl+C是复制，Ctrl+V是粘贴。 那么格式刷其实就是复制格式，快捷键是在普通复制粘贴的基础上加上Shift，即Ctrl+Shift+C=复制格式，Ctrl+Shift+V=粘贴格式。 （这也是PPT中的快捷键）
如果你习惯了鼠标流，还有一种格式刷技术。 双击格式刷，让格式刷被鼠标记住，可以连续设置多个文本的格式。 当不需要格式刷时，再次按ESC键或鼠标单击一次格式刷，释放格式刷内存。
❸ 如何快速调整文字大小
鼠标流，可以点击顶部开始菜单栏中字体大小右侧的两个A进行放大和缩小； 对于键盘流，单击快捷键 Ctrl+[ 和 Ctrl+] 进行放大和缩小。 （就是键盘P右边的两个方括号）（这个方法在PPT中也适用）
❹ 表格不需要EXCEL辅助
有时我们需要在Word中使用SUM、COUNT、AVERAGE等Excel函数进行计算。 菜鸟只会打开Excel列出表格，然后复制粘贴。 事实上，Word 可以做到。
➤ 方法：
插入表格并输入原始数据后，进入菜单栏表格工具-布局-数据-公式，然后设置公式和数字格式，点击确定。
需要注意的是，如果修改了原始数据，公式的编号不会自动刷新，手动刷新的方法也很简单。 选择公式的编号，右键-更新字段，刷新成功！
❺让表格自动为每一页生成表头
有时候我们很尴尬的发现Word中要插入的表格有点长，刚好表格出现在某页的下半部分，结果扩展到下一页，但是下一页没有header 会出现 不专业，设置方法很简单。
➤ 方法：
选择表头——表格工具——布局——点击数据中的重复表头行，如果要取消，选择第一个表头，再次点击重复表头行。
❻表格末尾多了一行怎么办？
大家应该都遇到过这样的事情，发现表格的最后一行是空行，但是怎么删都删不掉，甚至还多了一页。 每次打印时，我都为浪费纸张而感到内疚。 我讨厌为什么 Word 这么难用。
➤ 方法：
在顶部开始菜单栏找到段落设置，然后将行间距设置为固定值，1磅。
❼网页复制的文字格式不对怎么办？
有时候我们在做Word的时候需要厚颜无耻的复制网上的内容，却发现复制的空行很多。 如果手动删除非常耗时，那我们就需要取个绝招，使用replace功能批量删除。
➤ 方法：
Ctrl+H可以打开搜索对话框，在搜索内容中输入^l^l（^在英文输入法状态下是Shift+6，l在hijklmn中是l），然后在replace with中输入^p，然后单击全部替换。
有了之前的技能，你的效率有了很大的提升，但是光是快是不够的。 您提供的文件必须标准化。 Word 副本是否标准化，您将其发送给的人很容易发现。 让我们继续第二部分，规范格式。
❶ 想用就用自动编号
自动编号是Word经常用自己的小聪明为大家做的事情。 相信大部分人都不是很喜欢，因为不够灵活如何复制整页word，所以宁愿用手工编号，也不愿意用自动编号。
但是，如果采用人工编号，一旦调整了文档内容的顺序，就会带来大量的工作量和更多的校对时间。 这种情况只要发生一次，你浪费的时间就足以让你熟练掌握自动编号的工作原理和操作技巧！
❷统治者的作用
你可能没用过尺子，但你一定被尺子骗了。 碰巧你为了对齐用力按空格，直到有一天你知道尺子可以这样玩：
➤ 调出标尺：
在视图 – 显示中，勾选标尺。
尺子的作用
➤首行缩进：每段首行有几个空格。 （尺子上的2代表2个空格，4代表4个空格）
➤Hanging indentation：每段除第一行外有少量空格。
➤Left indent：设置文本的最左边界
➤右缩进：设置文本的最右边界
➤另外，在尺子上，我们发现左右有一个灰色背景的部分（左边距如何复制整页word，右边距），用来设置页面的左右边距。 注意：操作时记得先选中要调整的文字行，再拖动滑块。
❸灵活设定段落格式
PPT中文字的黄金行距为1.3，段落在word等文档中尤为重要，几乎都是纯文本。 根据文档内容的不同，我们可能需要不同的行距和段距设置。
当然也有快捷键的方法，推荐使用1.5倍行距，快捷键设置
❹ 换页技巧
我们在做文档的时候，经常需要换页，比如区分章节，留个手写区等等。菜鸟习惯狂敲回车，但是上面的文字一旦调整好（比如行间距，字号甚至加一句），第二页顶部会有更多的回车符
➤ 方法：
不用输入，在你认为需要更改的文字或标点后，Ctrl+Enter可以直接切换到第二页，不仅省了无数回车，不管上面怎么改，只要不超过一页，以下 没有效果！
如果你学会了规范，即使排版不专业！ 下面我们趁热打铁，进入第三部分，编辑排版。
这里的Word排版更多是指产品说明书、合同协议、招标文件、毕业论文等比较长的文档，需要比较正规的结构，可能涉及到封面、目录、正文等。 甚至对文档的页眉页脚页码也有严格的要求。 这些都需要我们在编辑排版的过程中进行一系列的设置。
主要步骤是：
❶设置标题样式
❷自动生成目录
❸设置页眉和页脚
❹ 添加文档封面
❶设置标题样式
什么是标题样式？ 对于常规文档，如果想让Word根据文档内容自动生成目录，需要将所有文档标题设置为标题样式。
➤首先我们需要在Word默认样式中选择标题1。 在开始-样式-标题1。（其他层级选择方法类似）
➤ 如果默认样式不是你想要的，那么右击标题1-修改，然后设置你需要的文本格式。
集标题不包含自动编号。 如果需要自动编号，可以设置标题样式与自动编号的关联，使所有设置的标题自动编号。
➤设置方法：
选择需要关联的标题——开始——多级列表——选择列表库中的第一个列表——再次点击多级列表——定义一个新的多级列表。 还记得多级列表的位置吗？
点击定义一个新的多级列表后弹出的窗口，可以设置标题样式和自动编号关联。
①处可选择不同等级的号码； ②处可以设置号码格式，支持中文； 在③处，您可以选择号码的样式，1、2、3或一、二、三或A、B、C等。
最后一步很重要，不要着急点击确定，点击左下角的更多。 然后选择将级别链接到样式，并在①处将级别 1 编号链接到标题 1，将级别 2 编号链接到标题 2，依此类推。
❷自动生成目录
设置标题样式后，自动生成目录会很方便。 点击菜单栏中的引用-目录-自动目录，即可生成。
如果内容有调整，需要更新目录，只需点击目录旁边的更新按钮即可。
目录生成后，我们需要将目录和正文分开。 在这里使用分页符是错误的。 分页只能换页，但不能从本质上把目录和正文分开，会给后续工作带来不便。 . 所以我们必须使用分节符。
方法：
首先将光标置于目录末尾，点击菜单栏页面布局-分隔符-分节符-下一页。
❸设置页眉和页脚
我们需要在需要打印装订成册的文档中设置页眉和页脚，还需要设置奇偶页的对称页码。 让我们一步一步来。
首先设置页眉和页脚
➤方法：在菜单栏插入-页眉/页脚-选择合适的奇数页页眉/页脚
➤ 选择后，如果要奇数页眉和偶数页眉不同，双击进入页眉/页脚，勾选奇偶页不同，然后下拉文档到偶数页，然后编辑偶数页脚的页眉。
接下来看设置页码
➤ 双击进入正文第一页的页眉/页脚。 如果在设置目录的时候插入了分节符，我们需要点击取消“Link to the previous header”
➤ 然后点击页码下拉栏——设置页码格式，设置起始页码为1。
❹ 添加文档封面
编辑完所有内容后，我们可以添加封面，使文档看起来更专业。
➤方法：在菜单栏插入-封面-选择合适的封面
如果需要印刷，我们需要在封面后面插入一张空白页作为第二封，避免装订时目录页直接装在封面背面。
最后说一下完成后要做的事情。 我们完成一份文件后，必须将其发送给我们的上级或我们联系的客户。 基本上，会有一些变化。 但是，最麻烦的是，对方发给你后，你不知道他修改了什么，或者你的同事、客户、下属给你发了一份Word，你怎么修改才能保证最大对接的效率。
这是今天要讲的压轴技能，与人协作
❶评论
评论不修改内容，只写评论
首先我们选中要批注的段落（或者段落中的某个句子或某个词），然后在菜单栏中查看-新建/删除批注，就可以写批注了。 选择文本后，右键下拉菜单和快捷键也可用。
❷改版
Revise 可以修改文件。 如果你想直接修改文章内容，在审核中点击修改，这样你在文档中所做的修改就会被记录下来
如果你想把你修改后的文章展示给你的领导或下属，你可以直接保存而不关闭修改，这样他们就可以直接看到你修改后的内容。
❸老板改了没开改版？
总会有那么一次，你的老板不打开修改，或者恶意关闭你的修改，悄悄改文档。 这时候就需要用到另外一招：比较。
打开审阅——比较——比较文档——设置原文档和新文档，Word会自动比较并标记所有的差异，并带有修订功能。
当然，写到这里，这篇长文就告一段落了。
