涉密会议文件材料管理是一个普遍性的问题。在各机关、单位涉密文件管理规定，通过召开会议传达学习相关文件材料，是贯彻落实党和国家方针政策、法令、决议以及上级指示的重要途径。而当会议议题、内容或者文件涉及国家秘密时，对文件材料的管理尤其需要提高警惕、严防泄密。然而，在实际工作中，涉密会议文件材料管理不当的问题时有发生。不仅有涉密会议组织者图省事让参会人员自带涉密文件，还有参会人员私自留存涉密会议文件;既涉及涉密会议组织者与参会单位会议文件收发衔接的问题，还有参会单位对参会人员带回的会议文件查收和监督管理的问题。
案例1: 2005年，某涉密单位干部孙某参加涉密会议，会议要求涉密会议材料“会后收回”。孙某未按要求交回涉密会议材料，将涉密会议材料带入宾馆，存放在更衣柜中。孙某外出时，涉密会议材料和个人财物被盗，经多方查找未果。事件发生后，孙某受到党纪政纪严肃处理。
案例2：2013年3月，某部委工作人员娄某丢失1份机密级文件。经查，娄某外出参加会议返程途中，不慎将涉密文件遗失在公交车上。发现情况后，娄某立即向单位报告，并通过积极联系公交公司、向公安部门报案等方式进行查找，但未能找到。经评估，文件内容已在有关报告中对外公开，文件丢失不会带来实质性损害，有关部门给予娄某行政警告处分。
案例3：某开发区信访办主任刘某在参加完市涉密会议后，将1份机密级会议文件带回单位，不仅未按规定及时交保密室查收，而且在文件使用后疏于保管，随意放置在办公桌上，被一上访人员趁办公室无人拿走，在开发区服务中心复印后将原件送回，并将复印件交给一名个体职业者通过互联网向境外发送。有关部门发现后，随即对两人实施了刑事拘留。刘某也因此受到行政警告处分。
个人私自留存涉密会议文件的现象屡禁不止，究其原因，一方面是参会人员的保密意识淡漠，另一方面是涉密会议组织者的保密工作不到位，没有做好会议文件材料的管理。
涉密文件的管理，关系到国家安全和利益，各单位应当充分认识到涉密会议活动的严肃性以及保护涉密会议文件的重要性，采取切实有效措施，加强管理，并提高工作人员的责任心和保密意识。
1、会议布好“保密网”
有关机关单位应当根据“谁主办，谁负责”的原则进行管理，明确涉密会议管理职责。主办单位应当制订保密工作方案，根据会议主题、内容或文件、资料涉及国家秘密的最高密级，及时确定会议的密级，对参加人员提出保密要求，开展保密常识和保密防范知识教育，提出具体保密管理要求，并明确专人负责督促落实。
承办单位要按照主办单位要求，提供安全保密的环境、设施和设备，并对工作人员进行保密教育，明确工作人员的保密责任，要求其做好保密工作。
保密行政管理部门应当对重大涉密会议的保密工作进行监督和指导，并提供必要的安全保密技术服务保障。
2、管理念好“保密诀”
对涉密会议文件的管理，应当严格按照国家秘密载体保密管理有关规定执行。涉密会议组织者会前应加强办公设备和场所保密技术检查和防护，对会议驻地采取保密管理措施。会议期间应做好会场保密保障和会场外可疑无线信号监测，跟踪会议文件、资料发放情况，对会议驻地进行保密巡查。会后应督促做好文件、资料的清退、回收、销毁和保密设备回收等工作，落实保密管理措施。
涉密会议特别注明要“会后收回”的或由会议代表带回单位交保密室保管的文件资料，参加人员应在会议结束时主动交回会议管理人员或退回单位保密室并办理退回签收手续，不得私自留存涉密文件资料，不得擅自记录、录音、摄像、拍照和摘抄涉密文件管理规定，不得擅自复印涉密文件、资料等。
3.报道绷紧“保密弦”
近年来，由于信息公开保密审查不严导致涉密文件泄密的案例时有发生。对此有关机关单位还要在会议后严格信息上网审查，控制信息来源、落实审查制度、规范审查程序，从源头上防止涉密会议文件材料泄密事件的发生。
涉密会议有关方面接受采访或者公开报道应当经过批准，对是否涉密界定不清的，应当逐级报有权确定该事项密级的上级机关或保密部门审查确定，严防在宣传报道中造成失泄密事件。
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