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站 长 微 信： muyang-0410
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身为职场人，同样做一件事情，电脑高手的效率比电脑菜鸟的效率高了不知道多少倍。但不是所有人都有兴趣和精力去钻研电脑，甘于多年都用最落后、最没效率的办法，哪怕不惜加班加点。
其实很多方法就像魔术，难者不会，会者不难。技巧都很简单，但是带来的效率可是翻倍提升。
这里介绍几个我认为非常容易掌握，并且能够帮助大家快速提升效率的办公技巧。
1、Everything：
再也不用花时间在找文件上了
每个人的电脑都保存着大量的文档，时间一长东西就乱起来了。为了工作效率，大部分人就在桌面上放一大堆文件方便使用，过段时间再一股脑随便塞到哪里。万一哪天要找，那真是大海捞针。Windows自带的搜索功能实在是太慢了，如果忘记了详细文件名，基本就可以把文档列入失踪行列了。
即便有很好的文档管理习惯，每次打开一个文档都要点“我的电脑”，然后一个个文件夹点进去。工作个几年的，文件夹一多，点的次数就成倍增加，每天都要重复这个动作N次，浪费大量的时间。
Everything完美解决这个问题！它可以闪电般定位你需要的文件，速度快到难以置信！
它是一款完全免费的软件，界面简洁，体积才5百多K，内存占用可以忽略不计，但功能却非常丰富！最大的优点是近乎变态的速度。其速度不是快，是快到离谱！
你只要在Everything的搜索框中输入你想要找的文件名，在你输入的短短的瞬间，你还没来得及按回车键，搜索结果已经呈现在你的面前了！！
只要在文件命名时自己制定一些非常简单的规则，就能随意定位任何想找的文件了。
比如养成一个习惯，每个文件都是“主题-作者-日期”，比如“季度工作总结-胡二狗-20170606.doc”，然后——
只要在Everything中输入“工作总结”，所有写过的工作总结就全都列出来了！
只要输入“胡二狗”，所有她编撰的文档就全部列出来了！
只要输入“201705”，所有17年5月份编辑的文档就全部列出来了！
简直不要太好用！
配合全局快捷键，想要打开什么文件，输入半个文件名就可以打开了，再也不用去找文件了！再也不用打开“我的电脑”再一个个去点文件夹了！我写东西很少用感叹号，你们看看我用了多少感叹号！！！
2、XMind：
免费版用出收费版的效果
思维导图很热门，但好用的思维导图软件没几个，其实我一直觉得最好的思维导图工具就是纸和笔。试用过一大圈，最后我选定XMind。功能、外观、操作习惯上，基本都可以满足大家的需求。
但是Xmind的收费不是一般的贵，免费版不能导出PDF，不能转成PPT，很多人就不想用了。来来来，本高手教你几个技巧，让免费版也支持收费版的功能：
免费版Xmind导出PDF技巧：WIN7以上系统，Office 2007以上版本，以及很多PDF阅读软件比如福昕阅读器之类，安装后都自带PDF打印机。想输出PDF时，只要在xmind中打印文件，选择“Microsoft Print to PDF”或“打印成PDF”，完美输出PDF格式。
免费版Xmind导出PPT技巧：只要导出思维导图为TXT格式，然后在记事本中把TXT另存为ps备份文件在哪里，编码换成unicode（否则导入PPT后会变成乱码）
接下来打开PowerPoint，新建一个空白PPT，然后点“新建幻灯片”，“从大纲……”
这样思维导图就转成PPT了，跟收费版的导入差不了太远。省了好大一笔钱！
3、坚果云：
再也不怕丢文件，随时随地可办公
上班没处理完的文件，怎么带回家里做？除了扛着个笔记本回家，最简单的就是拿个U盘拷回去了。可是U盘拷来拷去太麻烦，而且每个改动都要重新拷贝，一不小心就弄出不同版本的文件，到时候自己都搞混了哪个才是最新修改的。而且U盘损坏率惊人，一旦U盘坏了，U盘不值钱，文件无价啊！
所以从很多年前开始我就使用云同步软件。在公司处理的文件，每一个改动都会自动即时保存在云端，然后回家或者到网吧都能随时继续公司的进度，甚至在路上也能拿出手机随时调看工作文件。
最早使用谷歌网盘，然后他死了；后来使用金山快盘，然后他死了；后来使用360同步盘，然后他死了。而百度和腾讯的云盘，同步功能不说也罢，实在难堪大任。
最终我选择了坚果云，同步速度快，使用方便，多平台通用，智能增量同步能够节省带宽流量，还不用翻墙。
唯一的缺点就是免费空间少了点，而很多人不愿意付费。但是想想给自己带来的方便和数据安全，一年200块钱而已，实在不算什么。
自从用了坚果云，我不管到哪里都不用再扛着笔记本或者U盘了，手机就是办公桌，随时可以调出文档查阅修改，而且再也不怕电脑坏了，U盘坏了，不怕重装系统，数据非常放心。
4、MS Office三件套：
最好用的手机办公软件，没有之一
要用手机处理工作文档，这三件套是必装不可的软件。尤其是他们现在在手机上的表现实在是好得让人出乎意料，操作流畅，功能齐全，而且完全考虑到了手机的操作方式，为手机办公提供了最佳的操作体验。
5、讯飞语音输入法：
让你用手机打字比电脑打字快3倍
用手机办公，我相信大家遇到最大的困难就是输入。电脑有实体键盘，手机上的键盘实在是难用，输入效率简直不能忍受，这也是手机一直难以成为生产力工具的最大阻碍。
其实这个问题早已经有了解决办法，就是语音输入。中文语音的识别准确率早已非常实用了，只可惜一直没有宣传，绝大部分人压根不知道还有这样的黑科技。直到锤子发布会上老罗演示了一段，才让大家惊呼原来语音输入法已经发展到如此地步！其实好多年前就有这样的水准了。
除了工作输入，在生活中也非常实用。好多人喜欢用语音聊微信，殊不知你发的方便，接收的人麻烦：
第一，如果环境比较嘈杂，或者不方便播声音，就没法沟通。
第二，收信息要一次次拿起手机往耳朵边凑，麻烦。
第三，听语言比读文字要慢得多，也费脑子的多。
第四，语音信息不能保存，不能搜索，回头想找某一个信息，只能一个个再播出来听，极度的麻烦。
所以强烈推荐大家用讯飞语音输入法，发信息只要说话，接收信息的直接看到文字，既方便了自己，又方便了别人。
安装这个输入法以后，基本上不用再打字了，识别率真的不是一般的高，足矣应付日常使用。我用这个输入法写稿子，只需要修改一下标点，效率大大的让人满意。除了普通话，粤语之类的方言也是支持的哦！
而且他有一个特别适合装逼的功能，就是自动中文转英文，准确率非常让人满意。日常交流完全可以翻译成地道的英语，用来装逼实在是再好不过了。
6、QQ邮箱/网易邮箱大师：
如丝般畅滑的办公沟通
这两个邮件APP设置方便，上手简单。只要填入邮箱地址和密码，立刻就可以使用了，再也不用搞那些乱七八糟的设置了。
关键是，他们在手机上收发邮件的操作更加是极其流畅和简单，甚至比电脑上的操作体验还好。有了这个，再也不怕出门在外错过工作邮件了，配合坚果云，收发文件非常方便，随时随地可以办公。
7、为知笔记：
个人文件管理或者团队协作编辑文档
最早我使用 MyBase 进行知识管理，但是无法联网同步。后来 EverNote 大象笔记非常火爆，但是他最初的版本对中文支持不好，导致我从一开始就抛弃了他。现在据说已经不错了，喜欢的朋友也可以用用看。
我在这里推荐的是为知笔记，这款软件满足了我所有的需求，树状管理、标签管理、索引搜索、多平台同步等功能一个不少，可以把日常积累的知识、资料、随笔都管理得非常好。随时随地可以编辑文档，然后到哪里都可以接着编辑或阅读。
比如在微信里看到一些好的文章或素材，只要发送到为知笔记就能保存下来，回头整理编辑。在路上想起一个什么事情，也可以立刻打开为知笔记记录，到电脑上就可以接着写。
还可以用作团队协作编辑文档，对于小型团队来说特别好用。
8、滴答清单：
最好用的日程软件，事情再多也无压力
把待办工作一条条列出来，可以强迫自己整理思路ps备份文件在哪里，极大的减少工作压力。
国内外的 Todo 待办事项类 GTD 应用多不胜数，如 奇妙清单、Todoist、Any.Do、2Do、Things、Clear 等。
试用过一大圈，我最后选定了滴答清单 。一个字：轻便快捷，功能齐全，十分好用。
滴答清单支持 Android、iOS、PC等平台，还提供了很多特色的实用功能，譬如 Siri 或微信语音创建任务、多闹钟、团队协作等。
事情一旦列清楚，就不用再费心去记忆，这对于减轻压力、提高效率真的非常有帮助。
9、PowerPoint抠图：
抠图哪用这么麻烦
有时候我们需要把一张图的背景去掉，每次都打开 PS 这个庞然大物非常麻烦，很多朋友一看到 PS 界面基本上就晕菜了，也没心思去学习抠图技巧。
这里有一个极其简便的工具，就是我们经常使用的PowerPoint，自带非常好用的抠图工具，不过至少要2010版本以上哦
选中图片，点击“格式”工具栏，点选第一个“删除背景”。
图片就会变成下面这样。紫色部分表示被删除的地方，彩色部分表示保留的地方。
我们会看到，自动判定的背景有点偏差，没关系，我们看到左上角出现了一排工具栏。
我们只要用“标记要保留的区域”把不想删除的地方点选，用“标记要删除的区域”点选手臂弯里面的白色背景，最后点“保留更改”，图片立刻就抠得干干净净了。
10、WIN 快捷键：
每少点一下鼠标，就是效率的倍增
有没有觉得自己除了打字，基本所有电脑操作都是靠右手完成的？左手就这么闲着，每次都是右手移来移去，工作效率大打折扣。
大家看到 Alt 键旁边的 WINDOWS 键没有？是不是觉得从来没用过？如果完全没用，为什么全世界的 WINDOWS 键盘都要配这个键？它除了打开开始菜单之外，还有很多快捷功能：
快速回到桌面：想要回到桌面，用鼠标一个个点最小化，好麻烦。只要按一下 WIN + D 键，立刻就显示出桌面了，简直好神奇有木有？
打开资源管理器： WIN + E 键就可以了；
打开一个程序： WIN + S 键，然后输入程序名字，立刻就出来了有木有？
锁定电脑： WIN + L 键搞定；
还有好多组合键，可以慢慢去摸索。记住，左右开弓才是高手的象征！
11、Excel自动保存备份文件：
给你一颗后悔药
统计一个很重要的数据，辛辛苦苦统计出结果后很高兴，直接按了保存。猛地一想，我去！原始数据要保留啊！可是保存已经按过了，原始数据是永远都找不回来了……
或者老板说把某某地区的数据改一改。改过之后老板说，还是用以前的吧。可是以前的数据已经被覆盖了，怎么改回来？懵叉了……
面对这样的窘迫，我给的最佳建议就是：每个修改都另存为版本文件。
不过大部分人懒得做版本管理，好在 Excel 有一个自动备份保存的功能，每次你按保存，就会把上一份文件保存为备份文件。
如何开启 Excel 的自动保存呢？
在编辑想要自动保存的文件的时候，点文件菜单，选另存为。
在弹出的保存框中，点选右下角的“工具”按钮，选择“常规选项”。
在弹出的常规选项窗口中，勾选“生成备份文件”，然后确定保存。
这样操作完之后，这个 Excel 文件就会在每次你点“保存”的时候自动生成备份文件。
但是请注意：这个备份只有一个，只能找回最近一次保存的文件，也就是说这颗后悔药只有一颗，所以要想万无一失，还是建议存版本文件啊。
精确制导不误伤
通常我们见到的 Excel 查找和替换窗口是这样的：
但是这个查找和替换有这么几个问题：
1、通常查找是只查找本工作表，其他工作表是不查的。如果一个文件有十几个工作表，只能够一个个去查，麻烦死了。
2、如果我想查找所有文字是红色的单元格，或者黄色底的单元格，没法查。
3、假设我想把所有1替换成2，替换完成之后会发现，不但1变成了2，11居然变成了22，101变成了202，这下麻烦大了。
4、不能定位特定格式，比如拉一个公式，有些是正确的，有些是报错的，我只想选定那些报错的单元格删除，没办法，只能一个个肉眼去看。或者我想定位所有空的单元格，统一填上0，只能一个个肉眼去查，一个个填。数据量一大，难道要通宵做这种无价值的事情吗？
在这些情况下，我们需要用到“查找替换”的高级选项以及“定位”功能。
查找和替换的高级选项在这里：
点开之后，你会看到查找和替换窗口变成这样了：
注意看我打了箭头的三个地方。
最上面“查找内容”后面的“格式”选项，能够让你定义想要查找的特定格式，比如字体，字色，等等。
在“范围”后面的选项中，可以选择只查找本工作表（默认的），或者选择查找整个工作簿，这样就免得一个个工作表重复查找了。
勾选了“单元格匹配”之后，只会匹配整个单元格都符合的数据，比如搜索“1”，只会定位到整个单元格只有“1”的位置，那些“11”或者“201”都不会被定位，从而避免了替换的悲剧。
定位功能在这里：在开始卡片的最右边，你会看到“查找和选择”标签，点开之后是这样：
就在我打箭头的那个位置，写着“转到”，一般我们高手都会用快捷键 Ctrl + G 打开，点开之后就会打开“定位”窗口：
选择“定位条件”，会打开这样一个窗口：
其他地方我就不介绍了，只说两个最常用的。
一个是“公式”，你可以勾选要选择的内容，比如只选择“错误”这个选项，那么所有报错的单元格就会被定位，直接按一下“Delete”删除，所有出错公式全都消失不见了，干干净净。
第二个是空值选项，点了这个选项之后，所有单元格为空的都会被选中，不过放心，表格之外的大片空格是不会选中的。这时候如果想统一在所有空单元格中填入“0”或者“无”，只要在一个单元格里面输入内容，然后按“ Ctrl + 回车”，所有选中的空格就全部填入了想要填的数据。
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