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【职场小剧场】
职场新人小张，好不容易录完的表，可这里面有一些E+10、E+17和一堆###……
看到这张表，小张头晕连连的问道：“表姐，我这张表是不是中毒了呀？”
其实小张的问题，就是因为做表的时候，数据不规范。
数据的规范录入
我们先来看看，小张的这张究竟不规范在哪？
①日期显示为“####”
原因分析：单元格列宽不够，造成显示不全。因此，当单元格内容过多时，会显示为####。
解决方案：将E列“入职时间”的列宽调大一些即可。
②身份证号显示为“E+”
原因分析：Excel对于输入超过11位的数字，会以科学记数的表达方式来显示。并且科学记数法的数字精度为15位，超过15位的所有数字，Excel都将其自动改为0。这也是平时工作中，我们录入身份证号码后，有时会发生最后三位显示为“0”的原因所在了。
解决方案：对于长串数字，要让它以文本的格式进行录入。
表姐口诀：数字不计算，文本大法，早用早好。
长文本的录入技巧：
①在单元格先输入’（英文状态下的单引号），然后再输入数字，此时单元格会默认写入的是“文本格式”。录入完毕后，单元格的左上角出现有一个绿色小三角，提示你该单元格是“以文本形式存在的数字”。
②先设置单元格为：”文本”格式，再录入内容。重新插入一列E列，选中E列后→选择【开始】选项卡→将【单元格格式】从“常规”改为“文本”。
设置完毕后，你再录入任何数字，它显示的格式也都是“文本”型，也就是无论你输入多长，Excel都将按照你输入的内容进行显示，不会再改为科学计数法的形式。这个技巧常常用于录入：身份证号码、手机号码、银行卡号等长串数字的录入。
温馨提示
长串数字录入时，必须先设置单元格格式为文本格式后，再录入数据。否则，如上图中D列所示，先录入好了数字后，再将单元格格式改为“文本格式”，是不起作用的，只能重新录入才行。
③日期列筛选不自动分到年、月
我们再看一下开始时小张的表里“入职时间”F列，这些日期输的都不太一样：有的是以小数点分割年月日、有的是写年月日、有的没有写日写的是号、还有的是以斜杠分隔……非常混乱。
当选择【开始】选项卡→【排序和筛选】→点击【筛选】→打开筛选功能后，不难发现有些日期，Excel会自动帮我们分类为“年→月→日”，但是有些却不会，见下图中红框的部分。
原因分析：不能够自动归类的，都是“不规范的假日期”。咱们在平时工作中，不用费劲记那些是不规范的，因为错误是不可能穷举的。咱们只用记住规范的“真”日期只有以下三种情况：
表姐口诀：一横一撇年月日，任何符号输英文。
【一横】用短横线“-”分隔的日期，如：2019-1-1
【一撇】用斜线“/”分隔的日期，如：2091/1/1
【年月日】用中文“年月日”分隔的日期，如：2019年1月1日
解决方案：将“假日期”修改为“真日期”。筛选出“假日期”（见下图），这三行日期实际上就是错误的日期格式，然后依次修改为“真日期”格式。
修改完后，再点击筛选功能，可以看到所有的日期都自动进行“年→月→日”的分组了，并且点击【日期筛选】按钮，还可以看到更多的筛选方案。而“真日期”也是后面我们利用数据透视表，自动生成月报、季报、年报的“重要基础”，它利用的就是“真日期”自动分组的功能。
温馨提示
如果要把短期日（如：2019/1/1）显示为长日期（如：2019年1月1日），只需要选中整列→选择【开始】选项卡→将单元格格式改为：“长日期”即可。
数据验证提前设
上图是公司给员工发住房补贴的表：
如果是住公司就没补贴，不住公司就有1000元补贴。但是，收回来的统计表，总有一些人填了乱七八糟的，让咱没有办法统计。
这个时候，你就得挨个儿跟他们去确认，这些“非主流”的回答后面，真正的含义是啥？
表姐建议大家：“比起事后救火填坑，最好的方法是：事前控制”。在Excel的世界里，像这种事先控制约束，用到的是“数据验证”。顾名思义：当你满足了我的验证条件，你才能够往里输内容，否则那就报错。这样发给别人的时候，别人只能按照这个规范去做。
咱们回到这个表格空白的时候，也就是，新建一张空白sheet表，把标题表头，按照图示填好以后，开始进行“数据验证”的设置。
①建立验证原则的参数表：
在表格下方新增一张【参数】sheet表，输入部门、是否住公司等参数。
②设置“部门来源”的数据验证：序列型数据验证
（1）选中“部门”A列→选择【数据】选项卡→【数据验证】
（2）在弹出的【数据验证】对话框→【允许】→选择【序列】
（3）设置【来源】→点击折叠窗口按钮→选择参数表里的数据来源
③查看设置效果
设置完成后，点击部门的下拉框：其中可选的内容为上图中设置的序列来源（见下图）；如果要手工输入非允许范围内的值，如：“市场营销部”，则会弹出错误提示【此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配】
④增加序列内容
如果部门内容发生新增或修改，可以在序列允许的范围内，即：参数sheet表A1：A8范围内，直接新增或修改就好。
同理，操作“是否住公司”F列的数据验证效果。
表姐Tips
如果要制作动态数据验证，或二级动态联动效果的数据验证，请关注后续章节《【福利章】超级表与动态数据验证》。
表格的其他规范性设置
【1】设置“员工姓名”的数据验证：文本长度型数据验证
①选中“员工姓名”B列→选择【数据】选项卡→【数据验证】
②在弹出的【数据验证】对话框→【允许】→选择【文本长度】
③设置数据：“介于”指定范围内excel表格身份证号码显示e+17，如：人名的指定长度范围是2~5
【2】设置手机号、身份证号的数据验证：长串文本型数字数据验证
①把手机号、身份证号码列单元格设置成文本格式：选择【开始】选项卡→设置单元格格式→设置为【文本】
②设置手机号数据验证：选中“手机号”C列→选择【数据】选项卡→【数据验证】
→在弹出的【数据验证】对话框→【允许】→选择【文本长度】→【数据】→选择【等于】→长度设为：11，点击【确定】按钮。
③设置身份证号码数据验证：选中“身份证号码”D列→选择【数据】选项卡→【数据验证】；在弹出的【数据验证】对话框→【允许】→选择【文本长度】→【数据】→选择【等于】→长度设为：18→继续点击【输入信息】页签→在【输入信息】栏→输入：“请您输入18位身份证号码”→点击【确定】按钮。这样当填表人鼠标选中此列单元格时，就会自动出现“温馨提示”，避免乱填。
【3】设置入职时间的数据验证：日期型数据验证
①把入职日期列单元格设置为日期格式：选择【开始】选项卡→设置单元格格式为→短日期。
②设置入职时间数据验证：选中“入职时间”E列→选择【数据】选项卡→【数据验证】→允许值选择【日期】→数据选择【大于等于】→开始日期设置为公司创立的时间，如：2010-1-1（注意规范的日期格式写法），点击【确定】按钮。
现在，我们已经通过“数据验证”，完成表格的“事前控制”。这样再交给别人填写，咱们采集回来的信息，就会比较规范了。
彩蛋
本节彩蛋：加速录入技巧ALT+↓
【1】我们在设置了数据验证的这些单元格，只要点一下右下角的小三角，打开下拉框，就可以通过“点选”的方式，往单元格内录入内容了。当然，你还可以通过快捷键，提高录入效率：
① 选中单元格，按下【ALT】+【↓】，快速打开【数据验证】列表；
② 通过【↑↓←→】方向键的小箭头，选择列表内容；
③ 按【Enter】快速选中列表内容，完成数据录入。
【2】此外，咱们在录入数据信息表的时候，一般都是标题在上，明细行的数据记录在下，一条记录是横向逐步录入完全的。但是，我们常用的回车键的方向是“向下”的。咱们可以将其修改为“从左往右”，进一步提高数据录入的效率。
修改【回车键】方向：
选择【文件】选项卡→【选项】→【高级】→将【按Enter键后移动所选内容】→【方向】→改为【向右】→点击【确定】按钮即可。
【3】在录入数据的时候，我们先把要录入数据的单元格区域先选中，如图5-33所示，我们先选中A2：G13单元格区域。然后顺序录入，录完后，按键盘【Enter】自动跳转到右侧单元格。当选中区域的第1行回车以后，将直接跳转到选中区域的第2行第1个单元格，这样就大大的提高了咱们录入数据的效率。
本节小结：
本节我们学习到的是数据规范性录入的技巧，比如“早用文本大法”去录入身份证号码、银行卡号这样长串的数据录入，以及怎么去录入规范的“真日期”。
在工作当中，表姐推荐大家通过“数据验证”的方法，给单元格设置一套填写规范，保证我们数据采集的准确。这样我们往后excel表格身份证号码显示e+17，才可以做数据分析，挖掘数据价值。
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